shirtsimac.JPG

Privacyverklaring VMHC Basko

 

Veldhovense Mixed Hockey Club Basko

 

 

 

 

Privacyverklaring

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Versie: Mei 2018

 


 

 

Conform artikel 23 van de Statuten van de vereniging dient ieder ander reglement als aanvulling op de Statuten en en mag het dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In een reglement van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze Statuten niet of niet volledig zijn geregeld.Verder geldt dat ieder reglement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze statuten.

Deze Privacyverklaring wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld.

 

Versie

Wijzigingen

April 2108

Concept gereed

Mei 2018

Aanpassingen n.a.v. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

 

 

 

 

 

 

 

 


 

1.      Begripsbepaling

 

In dit document wordt verstaan onder:

1.1          VMHC Basko, de vereniging Veldhovense Mixed Hockeyclub Basko, gevestigd te Veldhoven en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40235564.

1.2          App, de verzameling van officieel door het VMHC Basko bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockeygerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA Totaal, betreft dit koppelingen met DWF, Twinfield, Drillster en de KNHB;

1.3          Website, de verzameling van officieel door het VMHC Basko bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van VMHC Basko, www.vmhcbasko.nl, en overige sociale netwerken waarop VMHC Basko een profile heeft (Facebook, Twitter, Instagram);

1.4          Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu, ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van persoonsgegevens;

1.5          Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens;

1.6          Lid, zoals omschreven in de Statuten van VMHC Basko en nader gespecificeerd in het Huishoudelijk reglement. Het betreft degene die zich via de Website en/of App inschrijft als lid. Een lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

1.7          Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventuele inhuurkrachten behoren;

1.8          Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om Content te verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;

1.9          Beheerder, is de persoon die door het VMHC Basko bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-(onderhouds)werkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App. Het wijzigen van persoonsgegevens is voorbehouden aan degene die over de autorisatie ‘Secretariaat’ (ledenaministratie) of ‘Penningmeester’ (bankgegevens) binnen LISA2 beschikt;

1.10        Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of App. Een gebruiker kan zijn: Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;

1.11        Privacyverklaring, is dit door de Algemene Leden Vergadering bekrachtigd document;

1.12        Datalek, betreft de situatie dat er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens.


 

 

2. Algemeen

 

2.1          VMHC Basko is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers.In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2          Door de Website en/of App van VMHC Basko te gebruiken, al dan niet voor het inschrijven als Lid, gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

2.3          Indien een gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de Website en/of App niet te gebruiken, dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan VMHC Basko.

 

3. Vermelding van Persoonsgegevens

 

3.1          Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor een duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van VMHC Basko uit:

a)     Een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

b)     De uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;

c)      Het uitvoeren van een contract met een betrokkene;

d)     Het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2          Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App verwerken.

3.3          Iedere Beheerder dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Deze verklaring regelt de wijze waarop met vertrouwelijke informatie (als Persoonsgegevens) dient te worden omgegaan.

3.4          Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar funcite binnen de vereniging VMHC Basko.

3.5          Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij VMHC Basko en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail)

3.6          VMHC Basko verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App Persoonsgegevens verstrekken aan VMHC Basko in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen;

a)      Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en-taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);

b)     Voor een verzoek om (nadere) informatie en/of het plaatsen van een reactie verwerkt VMHC Basko de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e-mailadres);

c)      Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door VMHC Basko ondersteund te worden, dient een Lid:

1.      Verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geh  eime) telefoonnummer, en e-mail adres te verstrekken;

2.      Verplicht diens Financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.

3.7          De verstrekte Persoonsgegevens worden door VMHC Basko uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de Statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.

3.8          VMHC Basko kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van VMHC Basko die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft kan hij of zij dit kenbaar maken via [email protected]

 

4. Beeldrecht

 

4.1          Tijdens de trainingen, wedstrijden en (hockey)gerelateerde activiteiten bij VMHC Basko worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden, waarop leden van VMHC Basko, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App van VMHC Basko verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via [email protected]kenbaar te worden gemaakt. Betreffend beeldmateriaal zal dan worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

5. Melding

 

5.1         Voor het verwerken van Persoonsgegevens is VMHC Basko vrijgesteld van de Wettelijke meldingsplicht bij het College becherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.

5.2         Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Hiermee vervalt de onder 5.1 genoemde meldplicht.

5.3         Zodra er bekendheid is met een Datalek zal het bestuur van VMHC Basko conform wettelijke bepalingen (AVG) binnen 72 uur melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierbij zullen betrokkenen tevens worden geïnformeerd.

 

6. Doorgifte aan derden

 

6.1          VMHC Basko heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie VMHC Basko een overeenkomst heeft gesloten die erop toe ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.2          Voor het overige zal VMHC Basko de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met Derden (bv. Sponsoren) delen, tenzij:

a)     Door het lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;

b)     Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van VMHC Basko in het belang van haar Gebruikers is.

7. Cookies

 

7.1          VMHC Basko maakt gebruik van zogenaamde cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de Gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

7.2          Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies / met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

 

8. Google Analytics

 

8.1          VMHC Basko maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken.

8.2          Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor VMHC Basko en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. VMHC Basko is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

 

9. Sociale netwerken

 

9.1          Op de website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. VMHC Basko heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacyerklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerven.

9.2          De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat er sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. VMHC Basko is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

 

10. Links naar en cookies op websites van derden

 

10.1        Op de website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacyverklaringen van deze derde partijen van toepassing. VMHC Basko is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

 

11. Inzage en correctie

 

11.1        De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk profiel na inloggen via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected]

 

12. Bewaartermijn

 

12.1        VMHC Basko bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij VMHC Basko op grond van wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:

a)     De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar, gerekend vanaf einde lidmaatschap;

b)     De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscal bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;

c)      Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd nodig zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.

 

12.2        Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft VMHC Basko graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap kan dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

 

13. Beveiliging

 

13.1        VMHC Basko heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

a)     Opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups, en

b)     Toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account;

Ondanks dat VMHC Basko alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het gebruik van internet in het maatschappelijk verkeer.

 

14. Wijzigingen

 

14.1        Conform Statuten dienen wijzigingen op deze Privacyverklaring door de Algemene Leden Vergadering te worden bekrachtigd.

14.2        VMHC Basko behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarm worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van VMHC Basko.

 

15. Contact

 

15.1 In geval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring, kan contact worden opgenomen met VMHC Basko via [email protected]

© VMHC Basko 2018

Datum publicatie mei 2018